SOP Accounting Departement - Part 6

PENGELOLAAN HOUSE BANK

Yang dimaksud dengan House bank adalah sejumlah uang tunai yang dikelola oleh General Cashier untuk kepentingan pembelian jenis barang yang tidak dapat diperoleh dengan kredit serta untuk pembelian barang kebutuhan operasional hotel sehari-hari.

Ditetapkan Kebijaksanaan Dana House Bank Hotel dengan saldo minimal sebesar Rp 8.000.000,- (delapan juta rupiah) dalam setiap harinya dan dilakukan rekonsiliasi saldo setap hari kerja untuk menunjang kelancaran operasional Hotel.

Ketentuan dan Prosedur

1.    General Cashier bertugas dan bertanggung jawab penuh atas pengelolaan/ penanganan Haouse Bank sehari-hari atas persetujuan Accounting Manager untuk kegiatan sehari-hari.

2.    Untuk kepentingan control, maka General Cashier diharuskan membuat laporan harian dalam bentuk Daily House Bank Report/Buku Kas.

3.    House Bank disimpan dan ditempatkan di Safety Box yang berada di Kantor General Cashier.

4.    Untuk kepentingan control dan bilamana perlu dapat dilakukan pemeriksaan mendadak terhadap House bank sebagai Cross Check antara laporan harian dan fisik uangnya. Bilamana perlu GM dapat melakukan pemeriksaan mendadak.

Pengeluaran dan Pembayaran dengan House Bank

House Bank hanya dapat digunakan untuk pembelian barang yang sifatnya mendadak/mendesak, Non Stcok item, Non Rutin dan Non Suplier, sebagai berikut :

1. Pembelian BBM, service kendaraan bermotor milik perusahaan.
2. Pembelian perangko, materai dan sejenisnya.
3. Pembelian material engginering yang diluar stock rutin.
4. Pembelian barang berupa Food Perishable yang diluar perhitungan out of stock dan perlu dibeli segera.

Prosedur Pengeluaran uang House Bank

1. Requester Departement membuat dan mengajukan PR kepada Cost Control.
2. Cost Control memeriksa apakah barang tersebut memang urgent atau tidak dan dapat dikategorikan  sebagai Cash Purchase atau tidak.
3. Apabila dapat disetujui pembelian secara Cash maka Cost Control/Purchasing harus mencari toko/vendor dan mencari informasi harga dari beberapa tempat sebagai perbandingan.
4. Setelah dapatklan tempat dan harga, maka diajukan ke Accounting Manager untuk mendapatkan persetujuan.
5. Atas dasar PR yang telah disetujui tersebut, Purchasing membuat dan mengisi Form Permintaan Dana sesuai jumlah nominal yang tertera di PR ke Accounting Manager untuk disetujui lalu menyerahkan ke General Cashier untuk mengambil dananya.
6. Setelah Purchasing melakukan pembelian dan barang diterima oleh Receiving dan sesuai spesifikasi dan kuantitasnya seperti yang tertera di PR kemudian dibuatlah PO.
7. Receiving membawa Faktur pembelian serta PR dan PO ke Cost Control untuk diperiksa dan bila telah sesuai Cost Control menyerahkannya ke General Cashier.
8. General Cashier memeriksa kelengkapan dokumen tersebut dan memeriksa jumlah nominalnya untuk kemudian dibuat Reimbursment.

Prosedur Reimbursment House Bank

1. Sesuai dengan ketentuan perusahaan, maka Reimbursmnet dibuat dan diajukan ke Direksi  secara daily (Senin hingga Jumat).
2. General Cashier membuat danmengajukan Reimbursment dengan melampirkan seluruh dokumen pendukung sebagai bukti yang syah atas pengeluaran uang, kemudian diserahkan kepada Accounting Manager untuk diverifikasi kebenarannya.
3. Setelah dilakukan verifikasi dan hasilnya akurat dan benar maka selanjutnya diajukan kepada Managing Director/Owning Company untuk mendapatkan persetujuan.
4. Untuk jenis pembelian tertentu seperti BBM yang sudah diketahui harganya dengan pasti maka tidak perlu dibuat PR tetapi dapat langsung dibuat Form Permintaan Dana dengan persetujuan Cost Control dan Accounting Manager. Permintaan dana ini harus sudah bisa dipertanggungjawabkan  selambat-lambatnya 24 jam dengan menyerahkan bukti-bukti.