JobDes - Purchasing

Purchasing

Jabatan                           : Purchasing

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Purchasing Section

Atasan Langsung           : General Manager, Accounting and Office Manager

a.   Fungsi

   1) bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Purchasing Section yang menyangkut kegiatan pengadaan barang-barang keperluan operasional yaitu makanan, minuman, persediaan, dan barang-barang keperluan hotel lainnya

2)    melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh General Manager maupun Accounting and Office Manager

b.   Uraian Tugas

1)    Tugas Harian (Daily)

• a)    meneliti staf Purchasing Section yang hadir sesuai dengan jadwal kerja yang berlaku
• b)    membimbing dan mengawasi pelaksanaan kerja di Purchas­ing Section
• c)    memilih vendor-vendor yang memenuhi persyaratan sebagai Daftar Rekanan Mampu (DRM) dengan kondisi yang disetujui kedua belah pihak, dengan syarat sebagai berikut:

1.    mempunyai ijin usaha

2.    mempunyai Nomor Pokok Wajib pajak (NPWP)

3.    tercantum dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) – DIY atau langganan YIH, kecuali langganan dan market

• d)    meneliti dan menandatangani semua Purchase Request dan Store untuk pembelian yang sifatnya Re-Order Level (ROL) atau rutin untuk stok maupun yang sifatnya Direct Purchase (Direct Issue) atau emergency
• e)    mencari penawaran harga untuk pembelian-pembelian baik yang bersifat Re-Order Level maupun Direct Purchase (Di­rect Issue)/quotation 3 vendor, dengan pertimbangan harga yang layak, kualitas barang layak dan pembayaran yang bersifat menguntungkan
• f)     menindaklanjuti Purchase Request yang telah lengkap dengan tanda tangan persetujuan dan semua pihak yang berkepentingan dengan dibuatkan Purchase Order
• g)    memilih vendor yang sesuai dan layak untuk merealisasi Purchase Request dan menandatangani Purchase Order sebelum diajukan kepada General Manager
• h)    menyerahkan Purchase Order kepada vendor yang terpilih sesuai ketentuan yang terdapat dalam Purchase Order
• i)      mengelola House Bank yang ada dan membayar kembali (reim­burse) semua pembayaran tunai kepada General Cashier
• j)      melengkapi dokumen atau data-data untuk pembayaran pada setiap voucher payable yang masih kurang lengkap
• k)    berhubungan dengan rekanan atau vendor untuk kelancaran proses pengadaan atau pembelian barang, serta menindak­lanjuti Purchase Request maupun Purchase Order yang belum terealisasi untuk segera diselesaikan
• l)      melaksanakan instruksi-instruksi dan General Manager maupun Accounting and Office Manager yang berhubungan dengan kedinasan yang layak
• m)  Tugas Mingguan (Weekly)
• n)    meneliti kembali Purchase Request maupun Purchase Order yang belum terealisasi dan segera menindaklanjuti
• 
  

2)    Tugas Bulanan (Monthly)

• a)    meneliti kembali Purchase Request maupun Purchase Order yang belum terealisasi dan segera menindaklanjuti
• b)    Tugas Tahunan (Yearly)

i)      menyusun program rencana kerja Purchasing Section

ii)     memberikan penilaian atas kecakapan/prestasi kerja pegawai staf Purchasing

3)    Tugas Lain-Lain (Insidental)

• a)    konsultasi dengan General Manager, Accounting and Office Manager maupun Department Head yang bersangkutan untuk kelancaran proses pembelian barang yang menyang­kut jenis barang, merek, spesifikasi, dan mutu barang
• b)    menyesuaikan harga pembelian barang berdasarkan survei pasar yang dilakukan oleh Cost Control dan tim
• c)    mengadakan proof atau konfirmasi atas barang-barang cetakan dan barang-barang lainnya kepada yang bersangkutan