PENERIMAAN KAS
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel.
1. PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN KAMAR
A. Bagian yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas
(Penjualan Kamar)
a. Front
Office (FO) dan FO cashier, dimana
bagian ini bisa dirangkap oleh bagian FO yang bertugas menerima dan melaporkan
setiap pembayaran tamu.
b. Night
Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan
tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income
Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel dan
mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General
Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan kamar.
B. Dokumen
yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)
a. Guest
bill
b. Room
Sales Recapitulation
c. Remittance
of Fund
C. Prosedur
Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar
a. Pada
akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan
harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan
ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti
uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier
c. General
Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
2. PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN MAKANAN DAN
MINUMAN
A. Bagian
Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Makanan dan Minuman)
a. Cashier
Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan outlet (outlet
restaurant)
b. Night
Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan
tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income
Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai makanan dan
minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General
Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil penagihan
yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
B. Dokumen
yang Digunakan Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Makanan dan
Minuman)
a. Restaurant
and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan
tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
b. Restaurant
and Bar Summary of Sales: mencatat
penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
c. Remittance
of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil
penjualan pada hari itu
C. Prosedur
Penerimaan Kas Hasil Penjualan Makanan dan Minuman
a. Pada
akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan
harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan
ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti
uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier
c. General
Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
3. PENERIMAAN KAS PADA PENGUMPULAN PIUTANG
DARI TRAVEL AGENT
A. Bagian
Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang
dari Travel Agent)
a. Account
Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta
melakukan penagihan
b. Collector
bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General
Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil penagihan
piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
B. Dokumen
yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang dari Travel
Agent)
a. Guest
bill
b. Reservation
Form
c. Agent
Voucher
d. Invoice
e. Cash
Receipt
C. Prosedur
Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan Piutang dari Travel Agent
a. Account
Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat
tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan
daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent
voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.
b. Account
Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akam member
data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.
c. Hasil
penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang
akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan menginformasikan
pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.
4. PENERIMAAN KAS PADA PENERIMAAN UANG MUKA
A. Bagian
Organisasi yang Terlibat dalam Penerimaan Uang Muka
a. Reservation
menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel agent.
b. Front
Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
c. Night
Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang muka
dalam satu hari.
d. Income
Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang muka dari
tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General
Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang muka dari
tamu dalam satu hari.
B. Dokumen
yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penerimaan Uang Muka)
a. Cash
Receipt
b. Reservation
Form
C. Prosedur
Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka
a. Suatu
agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran uang
muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash
receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales
recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil penjualan
kamar lainnya.
b. Agen
tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
c. Pada
esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya
sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan menginformasikan pada
Account Receivable akan adanya pembayara uang muka tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar