SOP Accounting Departement - Part 5

PENGELUARAN KAS

Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO, Restoran&Bar, dll) sehingga untuk memperlancar kegiatan operasional dibentuk kas kecil.

Kasir yang ada dikantor belakang (back office) yang biasanya disebut General Cashier juga diberikan kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa digunakan untuk melakukan pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan terlebih dahulu, minimal oleh head department.

1.    Pembayaran Gaji

a.    Bagian Yang Terlibat

                                          i.    Personalia

                                         ii.    Accounting Head Department

                                        iii.    General Manager

                                       iv.    General Cashier

b.    Dokumen Yang Digunakan

                                          i.    Daftar Gaji

                                         ii.    Slip Gaji

                                        iii.    Bank/Cash Disbursment Voucher

c.    Prosedur pengeluaran kas untuk untuk pembayaran gaji:

                                          i.    Personalia membuat rekapitulasi tingkat kehadiran dari time keeping karyawan dalam suatu periode, lalu menghitung besarnya gaji, potongan-potongan, kemudian menyiapkan daftar gaji dan slip gaji untuk pembayaran gaji. Setelah daftar gaji siap, dimintakan persetujuan pada accounting departmen head dan general manager, setelah itu diserahkan pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran.

                                         ii.    General cashieri menyiapkan pembayaran dan membuat bank disbursement voucher, dan memintakan persetujuan, setelah itu menyerahkan pada personalia untuk mendistribusikan pada setiap karyawan.

                                        iii.    Jika pembayaran gaji dilakukan dengan transfer bank ke masing-masing karyawan, maka general cashier mengirimkan perintah pada bank untuk melakukan transfer dengan dilampiri daftar gaji karyawan. Kemudian karyawan tinggal mencocokkan jumlah yang diterima di bank dengan slip gaji dari personalia.

                                       iv.    Slip gaji karyawan dibuat dalam 2 rangkap, 1 untuk arsip personalia dan 1 lagi untuk karyawan.

2.    Pembayaran Hutang

a.    Bagian Yang Terlibat

                                          i.    Account Payable/Hutang

                                         ii.    Accounting Head Department

                                        iii.    General Manager

                                       iv.    General Cashier

b.    Dokumen Yang Digunakan

                                          i.    Voucher Payable

                                         ii.    Faktur

                                        iii.    Memorandum Invoice

                                       iv.    Bank/Cash Disbursment Voucher

c.    Prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran hutang:

                                          i.    Account payable menyiapkan faktur yang telah jatuh tempo, dan membuat voucher payable, kemudian memintakan persetujuan untuk melakukan pembayaran pada accounting departement head dan general manager. Dan setelah mendapat persetujuan, menyerahkan voucher payable beserta bukti pendukungnya pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran.

                                         ii.    General cashier menyiapkan pembayaran dan meminta persetujuan pembayaran, kemudian menginformasikan pada account payable bahwa pembayaran telah siap. Kemudian menyiapkan bank disbursement voucher. Jika jumlah pembayaran relatif kecil akan dibayar tunai, maka yang disiapkan adalah cash disbursement voucher.

                                        iii.    Account payable akan menghubungi supplier untuk mengambil pembayaran pada general cashier.

3.    Pembelian Tunai

a.    Bagian Yang Terlibat

                                          i.    Departemen yang memerlukan

                                         ii.    Purchasing/Pembelian

                                        iii.    Accounting Head Department

                                       iv.    Cost Control

                                        v.    General Manager

                                       vi.    General Cashier

b.    Dokumen Yang Digunakan

1.    Purchase Requisition

2.    Bank/Cash Disbursment Voucher

c.    Prosedur pengeluaran kas untuk pembelian tunai:

1.    Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requisition yang telah disetujui oleh head departemennyam kemudian menyerahkannya pada purchasing.

2.    Purchasing, akan memintakan persetujuan untuk melakukan pembelian secara tunai pada cost control, accounting departement head dan general manager.

3.    Setelah mendapat persetujuan, purchasing akan meminta sejumlah uang untuk pembelian tersebut pada general cashier. Jika jumlah pembelian sudah bisa ditentukan, maka general cashier akan membuatkan cash disbursement voucher. Tapi jika jumlah pembelian belum bisa ditentukan, maka purchasing akan meminta kas bon sementara, setelah diketahui jumlahnya baru diganti dengan cash disbursement voucher.

4.    Untuk pembelian tunai, yang sifatnya mendadak dan barang tersebut tidak tersedia di gudang, cost control akan melihat tingkat kebutuhan akan barang tersebut, dan membantu purchasing untuk menanyakan dan mengetahui harga dan tempat memperoleh barang tersebut (jika memungkinkan).