SOP Accounting Departement - Part 3

PENGGUNAAN PERSEDIAAN

Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen operasi biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan hotel berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.

1.    Bagian Yang Terlibat pada Penggunaan Persediaan

a.    Departemen yang membutuhkan

b.    Gudang (Storeroom)

c.    Cost Control

2.    Dokumen Yang Digunakan pada Penggunaan Persediaan

a.    Storeroom Requisition (SR)

3.    Storeroom Requisition adalah tanda bukti permintaan barang digudang. Storeroom Requisition dapat dibedakan menjadi 3 antara lain:

                                          i.    Storeroom Requisition Food

                                         ii.    Storeroom Requisition Beverage

                                        iii.    Storeroom Requisition Material and Supplies

4.    Storeroom Requisition dibuat oleh masing-masing departemen dan diterima oleh bagian gudang untuk menyiapkan barang. Didistribusikan kepada:

a.    Asli dikirim ke cost control untuk diposting kedalam cardex

b.    Copy pertama ke gudang sebagai arsip

c.    Copy kedua dikirim ke bagian yang menggunakan barang tersebut

5.    Bincard, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.

6.    Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang

7.    Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:

                                          i.    Jumlah nilai barang yang tersisa digudang

                                         ii.    Tingkat turn over

                                        iii.    Harga alokasi per unit barang

                                       iv.    Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel

                                        v.    Mengetahui barang yang jarang dipakai

                                       vi.    Jumlah barang masuk dan keluar

8.    Prosedur Penerimaan Kas pada Penggunaan Persediaan

a.    Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan dari barang yang diperlukannya, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head departemen, yang kemudian akan diserahkan ke gudang.

b.    SR diserahkan ke Cost Control untuk diverifikasi dan ditandatangani, setelah itu baru dibawa ke Storekeeper/Gudang.

c.    Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta dan kemudian akan menyerahkan barang dan meminta tanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya akan dibuat rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:

                                          i.    Cost Control, sebagai dasar untuk mencatat pada cardex

                                         ii.    Gudang

                                        iii.    Departemen yang memerlukan barang sebagaia arsip.

d.    Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurangan berdasarkan SR.

9.    Laporan Yang Dihasilkan Penggunaan Persediaan

                                          i.    General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman

                                         ii.    Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard

                                        iii.    Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost

                                       iv.    Daily food costt, merupakan laporan yang menunjukkan kondisi penjualan (perbandingan antara total cost  dengan total sales) yang biasanya dinyatakan dengan persentase