JobDes - Accounting and Office Manager

Accounting and Office Manager

Jabatan                       : Accounting and Office Manager

Bagian                         : Accounting Department

Atasan Langsung        : General Manager

a.   Fungsi

Bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Accounting De­partment yang menyangkut kegiatan proses pencatatan, penyu­sunan laporan keuangan, dan pengendalian, atau pengawasan seluruh laporan baik yang menyangkut aspek keuangan maupun operasional, serta menyusun anggaran perusahaan, melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh General Manager dan melaksanakan fungsi-fungsi Manager di Accounting Department

b.   Uraian Tugas

1)    Tugas Harian (Daily)

1. meneliti seluruh kepala seksi Accounting Department yang hadir sesuai jadwal waktu kerja (work time schedule) yang berlaku
2. meneliti dan menandatangani daily income summary general cashier report
3. meneliti dan menandatangani deposit income ke bank atau setoran income ke direksi (owning company)
4. meneliti dan menandatangani daily sales report
5. meneliti dan menandatangani daily collection report atau hasil pengutipan dan account receivable yang disetorkan ke Front Office Cashier
6. meneliti dan menandatangani allowance atau rebate credit yang ada
7. meneliti dan menandatangani semua purchase request (PR) yang ada untuk persetujuannya
8. meneliti dan menandatangani untuk persetujuannya yang menyangkut semua pembayaran advance payment, cash/check request, cash disbursement voucher, voucher payable, reimburse­ment, dll.
9. menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di Account­ing Department dan jalan keluarnya
10. melaksanakan instruksi-instruksi dari General Manager
11. membantu dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul baik dan manajemen maupun dari departemen lain apabila diminta pertimbangannya
12. meneliti dan melakukan tindak lanjut seluruh laporan harian dari departemen-departemen yang masuk ke Accounting Department
13. meneliti dan menandatangani daily flash food cost report
14. meneliti, melakukan tindak lanjut, dan mengkoordinir atas penyelesaian out standing balance of accounts receivable baik guest active (in the house) maupun city ledger
15. meneliti, melakukan tindak lanjut, dan mengoordinir atas penyelesaian out standing balance of account payable (hutang rekanan) dan other payable

2)    Tugas Mingguan/Sepuluh Hari (Ten Days)

            a)    meneliti dan menandatangani laporan mingguan dari cost control:

1.    weekly report food sales & cost by outlets

2.    weekly report beverage sales, cost & over or short by out­lets

3.    weekly report beverage actual sales, potential sales & cost by outlets

            b)    meneliti dan melakukan tindak lanjut ten days report for cast dari Front Office

            c)    mengkoordinir weekly inventory food & beverage dan Cost Control

3)    Tugas Bulanan (Monthly)

• mengoordinir penyusunan laporan keuangan atau financial statement dan melakukan koreksi koreksi yang diperlukan
• meneliti dan menandatangani serta membuat komentar untuk laporan keuangan atau financial statement
• meneliti dan menandatangani semua bank reconciliation
• meneliti dan menandatangani semua journal voucher entry yang ada beserta journal adjustment yang ada
• mengoordinir monthly inventory yang dilakukan oleh Cost Control
• minimal sebulan sekali mengadakan check on the spot:

1.    house bank general cashier

2.    house bank & income FOC dan rest & bar cashier

3.    receiving

4.    store

5.    accounts payable card

6.    accounts receivable card

7.    cardex guest bill di FOC dan details of nett out standing

• memimpin rapat Accounting Department yang membahas masalah yang timbul dan mencari jalan keluarnya, serta melaporkan secara tertulis kepada manajemen
• meneliti, menandatangani, dan melakukan tindak lanjut aged trial balance of accounts receivable
• meneliti, menandatangani, dan melakukan tindak lanjut age trial balance of account payable
• meneliti dan melakukan tindak lanjut cost control reconcilia­tion
• menandatangani jadwal kerja dan Accounting Department

4)    Tugas Tengah Tahunan (Six Months)

• mengoordinir semi annual inventory oleh Cost Control yang menyangkut fixed assets dan operating equipments
• meneliti dan menandatangani replacement & consumption operating equipments dan Cost Control

5)    Tugas Tahunan (Yearly)

• mengoordinir yearly inventory secara keseluruhan yang menyangkut food & beverage and supplies, fixed assets, dan op­erating equipments
• meneliti dan menandatangani inventory book
• mengadakan adjustment & correction untuk semua accounts yang   terjadi.
• membantu manajemen dalam penyusunan goals action plan dan anggaran yang meliputi marketing plan atau marketing objectives, payroll budget, profit & loss statement budget, cash flow budget, operating equipment budget, dan budget investasi
• memberikan penilaian atas kecakapan/prestasi karyawan dan staf Accounting Department
• menyusun program rencana kerja Accounting Department
• inspeksi ke Accounting Section mengadakan konfirmasi atas:

1.    Balance of Accounts receivable

2.    Balance of Accounts payable

3.    konfirmasi hotel owning company accounts