SOP Accounting Departement - Part 2

PEMBELIAN PERSEDIAAN

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang lain, dimana barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan/hotel. Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara lain:

• Menjaga kontinuitas usaha
• Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
• Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
• Membuat perencanaan pembelian yang optimal
• Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
• Mencegah slow moving item

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Temperatur ruangan
2. Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
3. Metode penyimpanan barang
4.  Sistem ventilasi

                                                                                                                             

A.    Bagian Yang Terlibat pada Pembelian Persediaan

a.    Departemen yang membutuhkan

b.    Gudang (Storeroom)

c.    Pembelian (Purchasing)

d.    Penerimaan (Receiving)

e.    Cost Control

f.     Account Payable

B.    Dokumen Yang Digunakan pada Pembelian Persediaan

1.    Purchase Requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.

2.  Purchase Order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel.

3.   Material Receiving Report (MRR), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik.

4.    Daily Receiving Report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.

5.  Quatation Analysis Price (QAP), merupakan daftar dari barang-barang yang akan dibeliyang digunakan sebagai pembanding.

6.   Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang.

7.    Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan mana barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat control oleh cost control.

C.   Prosedur Penerimaan Kas pada Pembelian Persediaan

PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika bang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuatt oleh bagian gudang jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan kepada:

1.    Cost Control, sebagai alat control

2.    Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO

3.    Gudang atau departemen yang memerlukan.

Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO dimana harus mendapatkan persetujuan Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan kepada:

1.    Supplier yang ditunjuk

2.    Cost Control, sebagai control

3.    Gudang, sebagai informasi pembelian

4.    Account Payable,sebagai dasar untuk mencatat hutang

5.    Purchasing, sebagai asip

Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh peerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MRR dan memintakan persetujua (approval)dari:

1.    Untuk gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kualitasnya

2.    Cost control untuk persetujuan harga

3.    Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang

MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:

1.    Cost Control, sebagai control

2.    Gudang, sebagai informasi pembelian

3.    Purchasing, sebagai asip

4.    Account Payable,sebagai dasar untuk mencatat hutang

5.    Supplier, sebagai pendukung benagihan

Bagian Gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyiapkan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MRR.

Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MRR akan mencatat pembelian tersebut dalam cadex,dan account payable akan mencatanya pada hutang usaha.

MRR setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar pembuatan daily receiving report.