Agar harga pokok baku makanan dapat dicapai maka diperlukan
pengendalian aktivitas fungsi-fungsi tersebut.
Pengendalian Pembelian
Fungsi pembelian merupakan fungsi yang pertama kali dalam
menentukan dan sekali-gus mengendalikan harga pokok makanan. Semua bahan
makanan yang dibeli dengan harga tertentu merupakan harga pokok makanan bagi
restoran/hotel. Bila fungsi ini bekerja dengan efektif dan efisien maka harga
pokok makanan yang didapat akan IZOmpetitif. Artinya, harga pokok yang terjadi
dapat bersaing dengan hotel/restoran yang lain dengan mutu bahan makanan yang
memadai, sesuai dengan yang ditentukan oleh manajemen hotel. Fungsi pembelian
mengadakan pembelian bahan makanan yang secara garis besar diklasifikasi
menjadi dua, yaitu bahan makanan yang cepat rusak (biasa disebut dengan istilah
perishables, misalnya bahan makanan segar) dan bahan makanan yang dapat
disimpan dalam waktu relatif lama (biasa disebut dengan groceries, misalnya
bahan makanan dalam kaleng atau yang dapat disimpan lebih lama di gudang).
- Penawaran Terbuka Penawaran terbuka berarti setiap rekanan diberi kesempatan yang sama dalam menawarkan bahan makanan yang dijual kepada hotel. Tujuan dari penawaran terbuka agar didapat harga bahan makanan yang kompetitif. Harga bahan makanan yang dibeli oleh hotel merupakan harga pokok makanan. Oleh karena itu semakin kompetitif harga penawaran semakin kompetitif harga pokok makanan yang dapat dicapai oleh hotel. Dengan penawaran terbuka, hotel dapat menyeragamkan harga pembelian yang merupakan harga pokok dan memiliki lebih daripada satu rekanan.
- Spesifikasi baku bahan makanan Spesifikasi baku bahan makanan merupakan penjelasan rinci mengenai bahan ma-kanan yang diperlukan oleh hotel yang mencakup mutu, berat, ukuran, cara pengi-riman dan harga per unit. Spesifikasi baku bahan makanan bertujuan untuk meng-hindari kesalahpahaman antara rekanan dengan hotel untuk suatu jenis bahan makanan tertentu. Misal, untuk ayam yang diperlukan oleh hotel, dinyatakan umur ayam, berat ayam per ekor, tanpa kepala dan kaki, bersih tanpa bulu, leher masih ada (5cm), bersih dari bunga es.
Prosedur Pembelian
Tujuan dari prosedur pembelian adalah agar didapat aktivitas
baku untuk pembelian bahan makanan sehingga bila terjadi kekeliruan maka
manajemen dapat dengan segera mendeteksi kekeliruan tersebut. Prosedur
pembelian merupakan urutan kegiatan pem-belian yang dilaksanakan secara
berulang-ulang dengan hasil yang sama. Fungsi pem-belian adalah fungsi yang
mencari, menyeleksi, dan menentukan pembelian perishables dan groceries, yang
oleh karena itu prosedur untuk pembelian perishables dan groceries perlu
ditentukan.
Koordinasi Pembelian
Koordinasi pembelian berarti bahwa setiap fungsi hotel yang
terlibat dalam aktivitas pengendalian harga pokok makanan harus mengetahui
aktivitas pembelian. Misalnya, untuk pembelian daging ayam segar, fungsi-fungsi
hotel yang dikoordinasi adalah da-pur, departemen makanan dan minuman (Food and
Beverage Department), gudang, dan bagian akuntansi hotel yang akan melakukan
pembayaran pembelian daging ayam segar ini.
Pengendalian Penerimaan Bahan Makanan
Aktivitas pengendalian penerimaan bahan makanan merupakan
daur selanjutnya dari pe-ngendalian harga pokok makanan. Tujuan pengendalian
penerimaan bahan makanan ada-lah agar hotel menerima dan membeli bahan makanan
yang sesuai dengan pesanan dan sesuai pula dengan spesifikasi yang telah disepakati
antara hotel dengan rekanan. Untuk dapat mengendalikan bahan makanan dari sisi
berat diperlukan alat timbangan yang akurat. Perlu dicatat bahwa berat yang
berlaku adalah berat yang dicapai dengan meng-gunakan timbangan hotel yang akan
dicantumkan pada laporan harian penerimaan ma-kanan. Kemudian atas dasar
laporan ini hotel melakukan pembayaran untuk bahan makan-an yang dibeli. Selain
alat-alat yang berfungsi dengan baik di bagian penerimaan, harus ditentukan
prosedur baku dalam menerima bahan makanan segar dan groceries. Misalnya prosedur
baku untuk menerima ikan segar. Dengan prosedur baku ini mutu bahan makanan
segar yang dikirim oleh rekanan sesuai dengan spesifikasi hotel. Laporan harian
penerimaan merupakan laporan yang dibuat setiap hari oleh fungsi penerimaan.
Dengan laporan harian penerimaan, hotel mendapatkan bahan makanan yang sesuai
dengan pesanan dari sisi jumlah, harga, dan mutu yang ditentukan. Jumlah harga
yang tercantum untuk setiap jenis makanan dan setiap rekanan merupakan jumlah
yang dibeli oleh hotel. Jadi merupakan jumlah yang harus dibayar oleh hotel.
Pengendalian Penyimpanan dan Pengeluaran Bahan Makanan
Aktivitas penyimpanan dan pengeluaran bahan makanan
dilaksanakan oleh fungsi gudang (storeroom). Tujuan dari pengendalian
penyimpanan makanan, yaitu agar bahan makanan yang ada.dan disimpan di gudang
ditangani dengan baik sehingga mutu makanan dapat dipertahankan sesuai standar
yang ditentukan. Kesalahan penanganan bahan makanan ke-tika disimpan di gudang
akan berpengaruh pada mutu makanan yang dihasilkan yang pada akhirnya
berpengaruh pula pada harga pokok makanan. Pada sisi pengeluaran, aktivitas
pengeluaran harus dikendalikan oleh manajemen agar makanan yang keluar dari
gudang benar-benar untuk tujuan produksi hotel. Pengendalian pengeluaran
(control of issues) bertujuan agar harga pokok makanan sesuai dengan yang
ditentukan oleh manajemen hotel. Dalam mengendalikan aktivitas penyimpanan,
yang harus mendapatkan perhatian utama adalah klasifikasi bahan makanan yang
disimpan terutama untuk bahan makanan segar (perishables). Sifat bahan makanan
segar ini ada yang menyerap bau dari bahan makanan lain, sebaliknya ada yang
mengeluarkan bau: Faktor ini harus mendapat perhatian agar aroma makanan yang
dihidangkan tidak rusak. Faktor penting lain adalah suhu yang diperlukan untuk
menyimpan bahan makanan segar agar mendapat perhatian yang serius dari petugas
gudang. Diperlukan pemeliharaan berkala untuk alat pendingin yang diguna-kan di
gudang agar proses penyimpanan bahan makanan segar sesuai dengan standar dan tujuan
yang ditentukan oleh manajemen. Untuk mengendalikan jumlah bahan makanan yang
disimpan, setiap barang memiliki kartu barang sendiri. Pada kartu barang ini
dicatat transaksi barang yang masuk, keluar dan saldo barang/bahan makanan yang
bersangkutan. Dengan kemajuan teknologi informasi, pencatatan arus keluar masuk
bahan makanan di gudang dapat diselesaikan dengan cepat. Khusus untuk daging
segar, ikan segar, unggas segar, digunakan kartu daging (meat tag) yang
disiapkan oleh fungsi penerimaan ketika bahan makanan tersebut diterima.
Untuk mengendalikan pengeluaran bahan makanan dari gudang, contoh tanda tangan dan paraf dari penjabat hotel yang berwenang memesan barang disimpan di gudang. Bahan makanan baru dapat dikeluarkan dari gudang (issued) bila dilengkapi dengan permintaan barang gudang (storeroom requisition) oleh bagian hotel yang memerlukan dan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang (misalnya oleh Chef de Cuisine, F&B Manager, Res-taurant Manager, dan sebagainya). Dalam mengeluarkan barang dari gudang, rotasi penge-luaran first-in first-out harus dilaksanakan. Artinya, bahan makanan yang lebih awal diteri-ma oleh gudang, lebih awal juga di-keluarkan dari gudang. Tujuan metode first-in first-out ini adalah untuk menghindarkan kerusakan bahan makanan terutama untuk yang perishables karena terlalu lama berada di gudang.
Pengendalian Produksi Makanan
Pengendalian produksi mencakup pengendalian pra-penyiapan
(pre-preparation yang lazim disingkat dengan pre-prep), dan penyiapan
(preparation). Dalam aktivitas pra-penyiapan, yang perlu mendapat perhatian
manajemen adalah bahwa ukuran-ukuran baku yang telah ditentukan seperti
standard yield, standard portion size, dan standard recipe dilakukan oleh
fungsi produksi (atau oleh karyawan bagian dapur yang memproduksi makanan).
Sedang-kan pengendalian pada aktivitas penyiapan adalah bahwa semua alat-alat
yang diperlukan untuk menunjang harga pokok makanan baku telah disediakan oleh
manajemen, dan di-gunakan sebagaimana mestinya pada proses produksi.
Pengendalian Penjualan
Aktivitas terakhir yang harus mendapatkan perhatian
manajemen hotel adalah penjualan makanan di restoran hotel (di F&B outlet).
Untuk mengendalikan penjualan makanan di restoran adalah dengan order tamu dan
rekening tamu. Setiap makanan diproduksi dan keluar dari dapur bila ada pesanan
dari tamu restoran. Order tamu untuk tujuan pengen-dalian diberi nomor urut.
Sedangkan untuk pengendalian penjualan, yaitu bahwa setiap transaksi tamu di
restoran dicatat pada rekening tamu (guest checks) dan rekening tamu restoran
bernomor urut. Semua transaksi dicatat dengan mesin register elektronik
(kom-puter, alat mekanik atau tulis tangan) dan setiap akhir tugas (shift)
dibuatkan laporan pen-jualan restoran berdasarkan atas urutan rekening tamu.
Bila ada rekening tamu yang rusak dan atau batal, kondisi ini harus mendapat
persetujuan dari pejabat yang berwenang di restoran (Restaurant Manager,
misalnya). Faktor penting lain yang harus diperhatikan untuk pengendalian
penjualan adalah pemisahan fungsi yang menjual dan yang memproduksi makanan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar